E-Government Bausteine und Services

Der ELAK (Elektronischer Akt) ermöglicht seit 2004 die voll elektronische Aktenverwaltung, automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen, Archivierung und eine nahtlose Verwaltungskooperation zwischen den Behörden. Er unterstützt die optimale Zusammenarbeit aller im Elektronischen Akt im Bund (EiB) beteiligten Organisationen und ermöglicht auch die Zusammenarbeit mit Externen. 

Der EiB bietet neben dem formellen Arbeiten (Geschäftsfallbearbeitung) auch Möglichkeiten zur informellen Zusammenarbeit. Diese erlaubt ein bewährtes und sicheres Arbeiten, unabhängig von Zeit und Ort.

Der elektronische Akt im Bund steht allen Bundesdienststellen zur Verfügung. Derzeit verwenden ungefähr 40 Organisationen mit circa 14.000 Benutzern dieses System. Der EiB läuft seit 20 Jahren stabil und unterliegt einer kontinuierlichen Weiterentwicklung.

Ziel ist es, den EiB als gesamtheitliche Lösung zu einem zentralen digitalen Arbeitsplatz der österreichischen Bundesverwaltung, der Höchstgerichte sowie diverser nachgeordneter und ausgegliederter Organisationen weiterzuentwickeln.

Die Vorteile der elektronischen Aktenverarbeitung liegen auf der Hand: Der ELAK trägt wesentlich zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten von Anträgen bei, Abläufe können parallel und standardisiert zwischen den Behörden stattfinden. Postwege und Papierausdrucke bleiben erspart. Recherchen werden direkt vom Arbeitsplatz aus durchgeführt. Der Arbeitsprozess ist transparent – man weiß zu jedem Zeitpunkt auf Knopfdruck über den Status eines Aktes Bescheid. 

Nutzen

• Auskünfte können schneller durch einen rascheren Zugriff auf Akten und eine effizientere Recherche erteilt werden

• Schriftstücke können elektronisch zugestellt werden 

• Unabhängigkeit von Zeit und Ort beim Zugriff

• Reduzierung von Arbeitsschritten durch Automatisierung 

• Nachvollziehbarkeit und Dokumentation 

• Vereinfachte Bearbeitung und Übermittlung von Akten an die befassten Dienststellen 

• Schutz vor unbefugtem Zugriff durch hohe Sicherheitsstandards 

• Vollständiger elektronischer Prozess - vom Antrag bis zur Zustellung! 

Ist eine gemeinsame Infrastruktur für verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit mittels Zusammenschluss von Verwaltungsportalen im Portalverbund. Digitale Verwaltung kann nur dann effizient funktionieren, wenn es zwischen den Behörden eine enge und verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit gibt.

Portale haben den Vorteil, dass mehrere Applikationen über einen Punkt zugänglich werden. Die Identität einer Benutzerin oder eines Benutzers wird im Zuge des Anmeldevorganges am Portal nur einmal überprüft. Die Person muss sich nur einmal „ausweisen“ (Single Sign-on), um - sofern dafür berechtigt - auf mehrere Ressourcen, Informationsquellen oder „digitale Abteilungen“ zugreifen zu können.

Um die Potenziale der digitalen Verwaltung auszuschöpfen, sind technische Standards und kompatible Software-Lösungen vonnöten. Es braucht auch genaue Regeln - Policies, wie die digitale Kommunikation funktionieren soll.

Die Internet Policy ist die Basis für die Internetkommunikation zwischen Behörden mit Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen. Diese Konvention beschreibt in allgemeiner Form mögliche Wege der Harmonisierung dieser Kommunikation.

Mit der Transfer Policy wird bestimmt, wie die öffentliche Verwaltung bei der elektronischen Datenübermittlung via Dateitransfer vorgehen muss.

Die E-Mail Policy enthält Vorschläge, wie sich Bedienstete der öffentlichen Verwaltung bei der elektronischen Datenübermittlung mittels E-Mail verhalten sollen. Wo möglich, sollte der Kontakt über ein Web-Interface (zB Web-Formular) stattfinden.

Die Domain Policy zielt darauf ab, das Bild der öffentlichen Verwaltung im Internet, also der einzelnen Webseiten der Behörden, einheitlich erscheinen zu lassen und die Einhaltung diverser Sicherheitsanforderungen und organisatorischer Anforderungen zu garantieren. Vorhanden sein muss, ein Impressum, eine Kontaktadresse und eine Suchfunktion. Optionale Funktionalitäten sind elektronische Formulare oder Sitemaps. Außerdem wird auf die Einhaltung von Web-Accessibility-Initiative-Standards für Barrierefreiheit besonderer Wert gelegt.

Die gv.at-Domainregistrierungs-Policy bedeutet, dass die behördlichen Webseiten unter einer gemeinsamen Domäne (.gv.at) auftreten. Diese Maßnahme soll Vertrauen schaffen. Nutzerinnen und Nutzer können sich darauf verlassen, dass es sich um behördliche Informationen oder Dienstleistungen handelt. Die „öffentliche Verwaltung“ soll schon in der Adressleiste sichtbar werden.

Die Vergabe und die Verwaltung der Internetdomäne „gv.at“ erfolgt im Bundeskanzleramt. Die technische Administration wird vom Magistrat Wien durchgeführt. Neben der Stärkung des Vertrauens bieten die „gv.at“-Domains auch Schutz vor Domain Grabbing.

Etwaige Anfragen sowie die Anträge von Behörden sind an die E-Mail-Adresse domainverwaltung-gv-at@bka.gv.at zu richten. Die Verwendung des (unten angeführten) Antragsformulars erleichtert die Abwicklung, ist aber nicht zwingend. Ab Vollständigkeit der Antragsdaten kann eine Erledigung zumeist in weniger als 48 Stunden erfolgen.

• Die Naming- und Domainregistrierungs-Policy enthält alle Informationen zur Domainregistrierung unter „gv.at“

• Das Antragsformular sowie weiterführende Informationen zu „gv.at“- Domains finden Sie auf den Seiten des Magistrats der Stadt Wien unter wien.gv.at

• Referenzverzeichnis der Gemeindenamen des Österreichischen Städtebundes

Für den Kontakt mit Behörden bedeutet das Internet ebenfalls eine immense Erleichterung. Personen mit Beeinträchtigungen können unkompliziert online mit Behörden kommunizieren beziehungsweise Informationen von den verschiedenen Informationsportalen beziehen. 

Österreich hat sich verpflichtet, die WAI-Leitlinien als Barrierefreies Web – Internet-Zugang für alle einzuhalten. 

Österreichische Strategie für Cyber Sicherheit (ÖSCS) bildet das Fundament für eine gesamtstaatliche Zusammenarbeit. 

Für die Nationale IKT-Sicherheitsstrategie wurde in Zusammenarbeit von 130 Vertreterinnen und Vertretern österreichischer Stakeholder ein Konzept zum Schutz des Cyber-Raums Österreichs und deren Menschen erarbeitet.  Das österreichische IKT-Sicherheitsportal bietet umfangreiche Informationen zum Thema „Sicherheit von Informations- und Kommunikationstechnologien“ für alle.