Um unsere Website für Sie optimal zu gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwenden wir Cookies. Wenn Sie fortfahren, stimmen Sie der Verwendung zu. Klicken Sie hier für weitere Informationen.

Zum Datenschutz

Zum Hauptmenü Zum Inhalt Über die Website
Anmelden

KI im elektronischen Akt (ELAK)

Der elektronische Akt (ELAK) ist das zentrale Arbeitsinstrument der Verwaltung. Als einer der ersten Anwendungsfälle der Public AI Initiative der Bundesregierung steht Bediensteten KI nun direkt im ELAK zur Verfügung. Sie hilft, Informationen rascher zu finden, umfangreiche Akten schneller zu erfassen und Dokumente effizienter zu bearbeiten.

Mission

  • Digitale Aktenarbeit verbessern

  • Dokumentenzugriff vereinfachen

  • Informationsflüsse strukturieren

  • Prozesse im Akt unterstützen

Ziele

  • Inhalte gezielt erschließen

  • Dokumente effizient analysieren

  • Akten übersichtlich darstellen

  • Bearbeitung deutlich beschleunigen

Frau und Mann schauen auf einen Laptop in einem Büro © NDABCREATIVITY - Adobe Stock
Zentrales Werkzeug

Der ELAK in Zahlen

Der ELAK ist ein etabliertes, gut funktionierendes Werkzeug der Verwaltung. Mehr als 17.000 aktive Benutzerinnen und Benutzer aus über 35 Organisationen arbeiten damit, jeden Monat kommen über 80.000 neue Akten hinzu. Dazu nutzen Teams mehr als 12.000 geteilte Dokumentenablagen.

 

Genau hier liegt das Wissen der Verwaltung. KI im ELAK macht es direkt zugänglich, mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von 4,7 Sekunden.

Grundsätze der Einführung

Im Vordergrund steht nicht die Frage, was KI technisch kann, sondern wo sie Bedienstete konkret unterstützt. Es geht um Zeit, Qualität und bessere Unterstützung, aber auch um spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.
  • Kein Proof of Concept KI im ELAK ist kein Testlauf, sondern eine produktive Anwendung, die direkt im Arbeitsalltag der Verwaltung genutzt wird.
  • Bewusst integriert Die KI ist Teil des ELAK. So entstehen keine Medienbrüche und keine neuen Fragen zu Daten, Berechtigungen und Sicherheit.
  • Wo die Arbeit passiert Die KI unterstützt dort, wo die tägliche Arbeit stattfindet. Sie ist Teil des Verwaltungsprozesses, kein zusätzlicher Arbeitsschritt.
  • Human-in-the-Loop Die KI unterstützt, entscheidet aber nicht. Bedienstete prüfen die Ergebnisse, die Verantwortung bleibt beim Menschen.
  • Echter Mehrwert KI kommt dann zum Einsatz, wenn sie echten Mehrwert schafft und zugleich einen modernen, digitalen Arbeitsplatz ermöglicht.

Anwendungsfälle im ELAK

KI im ELAK steht in drei Anwendungsfällen zur Verfügung. Bedienstete stellen ihre Fragen in einem Chatfenster und erhalten eine Antwort samt Quellenangabe. Mit einem Klick lässt sich die jeweilige Quelle direkt öffnen und prüfen.

Benutzerhilfe

Chatten mit der Hilfe

Kontextspezifische Suche im Organisationshandbuch und in der Benutzerhilfe. Der Chat ist in den wichtigsten Dialogfenstern erreichbar, etwa im Arbeitsvorrat, am Schreibtisch, beim Erzeugen eines Akts und im DMS.

Dokumente

Chatten mit der Ablage

Recherche über mehrere Dokumente, Zusammenfassungen und Chat mit einzelnen Dokumenten, bis zu rund 100 Dateien. Die Textinhalte fließen in die Antworten ein, die Vorschau öffnet sich per Klick.

Akteninhalte

Chatten mit dem Akt

Recherche über Akteninhalte und Zusammenfassung einzelner Inhaltsobjekte, auf Wunsch auch strukturiert. Die Funktion wird je Sachgebiet aktiviert und hilft besonders neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beim Einstieg.

Diverses Team analysiert und wertet Daten aus © Maria Vitkovska - Adobe Stock
Sicher betrieben

Technik, Sicherheit und Grenzen

Die gesamte Installation läuft on premises im Bundesrechenzentrum (BRZ) in Österreich, auf einer separaten Basis des LLMaaS. Antworten entstehen ausschließlich aus Quellen, für die die jeweilige Person berechtigt ist, und immer mit Quellenangabe.

 

Die KI nutzt nur Textquellen, keine Metadaten, kein Internetwissen und keine Bilder, Videos oder Audios. Jeder Prompt startet neu, eine Chat-Historie gibt es nicht.