Österreich optimiert die digitale Verwaltung

Once-Only-Plattform

Die Once-Only-Plattform unterstützt Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen dabei, Zeit und Aufwand zu sparen, um Daten für Verwaltungsprozesse bereitzustellen.
Bei Verwaltungsvorgängen (wie zum Beispiel bei der Einreichung von Förderungen) müssen heute zum Teil immer wieder die gleichen Daten bei Behörden angegeben werden. Dadurch werden sowohl Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen als auch die Verwaltung belastet.
Mit der Once-Only-Plattform sowie einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Behörden optimiert Österreich seine digitale Verwaltung, sodass es nur noch EIN MAL nötig ist, eine bestimmte Angabe zu machen.

Das Once-Only-Prinzip in Österreich

Das Once-Only-Prinzip wurde auf Basis der SDG Verordnung der EU ins Leben gerufen, um Unternehmen, Bürgerinnen, Bürger und die Verwaltung zu entlasten. Es besagt, dass erforderliche Daten von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen in Zukunft nur noch EIN MAL abgefragt werden.

Die Daten werden sicher und gemäß den rechtlichen Vorgaben verarbeitet und bei Bedarf nach Klärung der Voraussetzungen mit Hilfe der Once-Only-Plattform zwischen den Behörden ausgetauscht. All dies geschieht abgestimmt mit den aktuell geltenden Datenschutz-Regelungen der EU.

Die rechtliche Grundlage der Once-Only-Plattform in Österreich ist das Unternehmensserviceportalgesetz (USPG).

Ziele des Once-Only-Prinzip

Austausch und Wiederverwendung von Daten in der öffentlichen Verwaltung unter Einbeziehung der aktuellen rechtlichen Bestimmungen

Steigerung der Servicequalität der Verwaltung und des Datenschutzes

Erleichterungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen, indem bestimmte Informationen der Verwaltung nur EIN MAL mitgeteilt werden müssen

Weiterentwicklung des digitalen Binnenmarkts in der EU durch Reduktion des Verwaltungsaufwandes

Die Bausteine der Once-Only-Plattform

Das Once-Only-Prinzip wird auf nationaler Ebene in Österreich durch die Once-Only-Plattform technisch realisiert.
Sie besteht aus den Kernkomponenten Digital Austria Data Exchange (dadeX) sowie der Informationsverpflichtungsdatenbank (IVDB).

dadeX und IVDB sind Werkzeuge für die Verwaltung und arbeiten im Hintergrund. Mit Ihrer Hilfe können Daten sicher unter den Behörden ausgetauscht werden, sodass Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sie nur noch EIN MAL übermitteln müssen.

Digital Austria Data Exchange (dadeX)

Für viele Anträge werden heute Einkommensnachweise und andere Daten benötigt. Diese werden bislang in Papierform vorgelegt (per Jahreslohnzettel, Einkommensteuerbescheid, etc.)
Der dadeX sorgt im Hintergrund für den Datenaustausch zu und zwischen Behörden, um antragslose Prozesse zu unterstützen (z.B. für die antraglose Gewährung der Familienbeihilfe).

Dadurch kann ein bisher erforderlicher Termin bei der Behörde entfallen und Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen gewinnen Zeit für wichtigere Dinge.
Der dadeX ist die zentrale Datendrehscheibe der Verwaltung, die einen selbstständigen Datenaustausch zwischen Verwaltungseinheiten ermöglicht. Durch ihn werden Datenmeldungen von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen an die Verwaltung deutlich reduziert.
Die Datenverarbeitung erfolgt immer auf Basis rechtlicher Grundlagen und gemäß höchster Sicherheits- und Datenschutzstandards.

Informationsverpflichtungsdatenbank (IVDB)

Um Datenmeldungen reduzieren zu können, wird Behörden ein Recherche-Werkzeug bereitgestellt, das Auskunft darüber gibt,

welche Informationen,
auf welcher rechtlichen Grundlage,
von welcher Behörde

bei Verwaltungsvorgängen erhoben werden.

Die Informationsverpflichtungsdatenbank (IVDB) gibt somit Aufschluss darüber, wo benötigte Daten bereits verwendet werden, damit Informationen künftig nur noch EIN MAL erhoben werden müssen.

Als transparentes Informations- und Analysetool unterstützt sie so die Verwaltung dabei, digitale Verwaltungsprozesse zu optimieren.

Anwendungsbeispiel "Kinderbetreuung Beitragsförderung" der Stadt Graz

Die öffentliche Verwaltung benötigt häufig Einkommensnachweise für die Abwicklung von Anträgen.

Dies gilt auch für die Beantragung zur Förderung von Kinderbetreuung der Stadt Graz, bei der betroffene Erziehungsberechtigte finanziell entlastet werden.

Im Rahmen des Anwendungsbeispiels "Kinderbetreuung Beitragsförderung" werden erstmalig Einkommensnachweise, über den Digital Austria Data Exchange (dadeX), legistisch auch als Register- und Systemverbund bezeichnet, automatisiert an die Stadt Graz bereitgestellt.

Eine Frau nutzt einen Laptop. Ein Hund schläft daneben.

Beantragung für die Beitragsförderung auf Kinderbetreuung im alten und neuen Prozess

Visualisierung des alten und neuen Prozesses

Nutzen und Mehrwerte für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Stadt Graz

Die Nachteile des alten Prozesses:

Eltern müssen umfangreiche Daten und Nachweise liefern
Anfälligkeit für Fälschungsversuche – keine digitale Datenvalidierung
Beiträge können nicht online vorberechnet werden
persönliche Termine
erhöhte Durchlaufzeit (Postweg)
hoher Personalaufwand Stadt Graz (Mai/Juni 40 MA!)

Die Vorteile des neuen Prozesses:

schnelle Antragsabwicklung für Bürgerinnen und Bürger und somit Zeitgewinn
verkürzte Bearbeitungszeiten (Stadt Graz)
Nutzung valider Daten aus behördlichen Quellen
Entfall Behördenwege auch auf Bundesebene (z.B. Finanzamt)

Das Ergebnis:
Im Zuge des Projekts mit der Stadt Graz konnten erstmalig Einkommensdaten über den dadeX bereitgestellt werden.

–> Durch das Projekt der Stadt Graz können viele Behördenkontakte pro Jahr in wertvolle Familienzeit umgewandelt werden.

Potenzial des Anwendungsbeispiels für Österreich

Pro Jahr müssen dadurch von den Grazerinnen und Grazern viel weniger Anträge gestellt werden.

Hochgerechnet auf ganz Österreich sind das Millionen Anträge pro Jahr, die eingespart und in wertvolle Familienzeit umgewandelt werden können.

Weitere Einsatzgebiete

Neben dem im Detail vorgestellten Anwendungsfall "Kinderbetreuung Beitragsförderung" kommt die Once-Only-Plattform auch bereits bei vielen weiteren Verwaltungsprozessen und digitalen Services zum Einsatz.
Zum Beispiel:

Im Rahmen der eGründung ersparen sich Unternehmerinnen und Unternehmer die Mehrfachangaben von Daten sowie die dazugehörigen zeitintensiven Behördengänge. Durch die Once-Only-Plattform entfällt für sie die Übermittlung des Firmenbuchauszugs, welcher über die Plattform automatisch bereitgestellt und im Prozess weiterverarbeitet wird.
Das Service Grants4Companies des Unternehmensserviceportals ermöglicht es, passende Förderungen für das eigene Unternehmen ausgeben zu lassen, ohne Detailangaben machen zu müssen.
Mit Hilfe der Once-Only-Plattform wird die Gewerbeanmeldung vereinfacht.
Im Zuge von Familienbeihilfe neu führen Automatisierungen dazu, dass Bürgerinnen und Bürger diese finanzielle Unterstützung antragslos erhalten.

Die Once-Only-Plattform wurde bereits mehrfach als innovatives eGovernment Projekt ausgezeichnet.

Digital Austria Data Exchange (dadeX) gewinnt Gold beim 22. eGovernment-Wettbewerb

Die automatisierte Bereitstellung von Einkommensnachweisen via dadeX überzeugte 2023 beim 22. eGovernment-Wettbewerb in Berlin in der Kategorie "Bestes Digitalisierungsprojekt".
Mehr Infos zum eGovernment-Award-Gewinn

Digital Austria Data Exchange (dadeX) gewinnt eAward 2023

Auch bei der Verleihung des eAward am 17. Oktober 2023 des Report Verlags konnten sich das Bundesministerium für Finanzen, die Stadt Graz und das Bundesrechenzentrum (BRZ) über die Auszeichnung in der
Kategorie "Services & Prozesse" freuen.
Mehr Infos zum eAward für Kinderbetreuung Beitragsförderung